Clean Desk » Warum du diese Methode kennen solltest
Autor*in05.10.2022
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Annette Steiner-Kienzler

Als Apothekerin sind höchste Qualität und Transparenz, beste Inhaltsstoffe und eine wissenschaftliche Basis mein Anspruch.
Verfügbare Nahrungsergänzungsmittel auf dem Markt haben mich allesamt nicht überzeugt, weshalb ich die Produkte von qinao entwickelt habe.

Als Apothekerin sind höchste Qualität und Transparenz, beste Inhaltsstoffe und eine wissenschaftliche Basis mein Anspruch.
Verfügbare Nahrungsergänzungsmittel auf dem Markt haben mich allesamt nicht überzeugt, weshalb ich die Produkte von qinao entwickelt habe.

Inhalte

Als Apothekerin sind höchste Qualität und Transparenz, beste Inhaltsstoffe und eine wissenschaftliche Basis mein Anspruch.
Verfügbare Nahrungsergänzungsmittel auf dem Markt haben mich allesamt nicht überzeugt, weshalb ich die Produkte von qinao entwickelt habe.

Ein aufgeräumter Schreibtisch sorgt nicht nur für Ordnung im Kopf, sondern optimiert auch die IT-Sicherheit in Unternehmen. In zahlreichen Großraumbüros wird die sogenannte „Clean Desk Policy“ daher auch bereits umgesetzt. In dieser Unternehmensrichtlinie ist genau festgelegt, wie Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz vor Verlassen des Büros hinterlassen sollen.

Das bedeutet in den meisten Fällen: leer und aufgeräumt. Vor allem Papiere sollten am Ende des Arbeitstages vom Schreibtisch entfernt werden. Zurück bleibt ein „Clean Desk“.

Die Clean Desk Policy ist damit auch eine Maßnahme, um Datenschutzvorgaben hinsichtlich personenbezogener und sensibler Daten nachzukommen. Damit diese gewissenhaft durchgeführt und auch eingehalten wird, sollte sie klare schriftliche Anweisungen enthalten.

Das Wichtigste in Kürze

Hier erfährst du:

  1. Was sich hinter der Clean-Desk-Methode verbirgt und wie diese dir dabei helfen kann, fokussierter zu arbeiten.
  2. Was ein japanischer Automobilhersteller mit dem Clean-Desk-Prinzip zu tun hat und wie man in 5 einfachen Schritten zu einem strukturierten und aufgeräumten Arbeitsplatz gelangt.
  3. Wie unsere Produkte Qinao FOCUS und Qiano POWER dir dabei helfen, mit mehr Fokus und einer Top Performance deine Ziele zu erreichen.

Was versteht man unter dem Clean-Desk-Prinzip?

Das Clean-Desk-Prinzip ist eine Methode, um für ausreichenden Datenschutz zu sorgen und mehr Ordnung in den Arbeitsalltag zu bringen. Dabei werden im Büro sowie in anderen administrativen Bereichen

  • Datenverarbeitungsprozesse transparent
  • und nach festen Abläufen organisiert.

Mit diesem Prinzip werden vertrauliche und sensible Daten vor den Blicken Unbefugter geschützt.

Hinzu kommt, dass jeder Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz ordentlich hinterlassen muss. Dokumente sollten sortiert werden, sodass der Schreibtisch am Ende des Tages leer ist. Das hilft nicht nur dem Arbeitgeber, Datenschutzvorgaben einzuhalten –

Mitarbeiter profitieren davon ebenfalls:

  1. Denn ein aufgeräumter Arbeitsplatz unterstützt dich dabei, strukturierter und effizienter zu arbeiten.
  2. Wer seinen Arbeitsplatz sauber hinterlässt und so für Ordnung und Struktur sorgt, kann am Morgen darauf also gleich voller Power in den nächsten Tag starten.

Das Clean Desk-Prinzip ist als Erweiterung der sogenannten 5S-Methode des japanischen Automobilherstellers Toyota zu betrachten. Dahinter steckt die Idee, strukturiertes Arbeiten durch eine bestimmte Vorgehensweise der Arbeitsplatzorganisation zu vereinfachen.

Die 5S-Methode setzt sich dabei aus mehreren Begriffen zusammen:

1. Seiri (Sortieren)
2. Seiton (Setzen und Anordnen)
3. Seiso (Sauberkeit)
4. Seiketsu (Standardisierung)
5. Shitsuke (Selbstdisziplin, stetige Verbesserung)

Überträgt man diese Schritte auf administrative Bereiche in Unternehmen, lassen sich Arbeitsplätze mit Struktur – sogenannte Clean Desks – schaffen. Mit dem Einhalten dieser 5 Schritte lässt sich auch die Clean Desk Policy einhalten.

Worin steckt der Sinn der Clean-Desk-Methode? 

Mithilfe der Clean-Desk-Methode schaffst du nicht nur Ordnung auf deinem Schreibtisch, sondern auch in deinen Gedanken. Das macht ein fokussiertes und strukturiertes Arbeiten möglich.

Du verlierst oft den Fokus oder lässt dich leicht ablenken? Keine Sorge: Mit verschiedenen Praktiken und Übungen wie Gehirntraining und Meditieren kann man Fokussieren lernen.

Du willst mehr? Neben der Clean-Desk-Methode unterstützt dich Qinao FOCUS bei der Steigerung deiner mentalen Leistungsfähigkeit und sorgt dafür, dass du fokussiert durch den Tag kommst.

Wie du noch mehr Fokus schaffst und dein Gehirn zu Bestleistungen antreibst, erfährst du hier.

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Vor- und Nachteile der Clean Desk Methode

Dass der Arbeitsplatz strukturiert sein soll und nach Vorgaben geordnet werden soll, teilen nicht alle Menschen, die sich an dieser Debatte beteiligen. Denn eine standardisierte Arbeitskultur mag seine Vorteile haben, dämpft aber auch die Möglichkeiten, sich individuell auszuleben.

Vorteile von Clean Desk

  • Einfache Möglichkeit der Vertretung unter Kollegen, da alle mit demselben Ablagesystem arbeiten.
  • Kein Suchen von Unterlagen und Dokumenten mehr.
  • Steigerung der Selbstorganisation
  • Ein Clean Desk suggeriert Seriosität, was in einigen Branchen unabdingbar ist. (z.B. Finanzwesen)
  • Erhöhte Produktivität durch weniger Chaos am Arbeitsplatz.
  • Es erschafft die Möglichkeit für routiniertes Arbeiten im Team.
  • Grundstein für weitere Arbeitskulturen, beispielsweise „Desk Sharing“


Nachteile von Clean Desk

  • Behinderung der persönlichen Entfaltung
  • Einschränkung der Kreativität durch den Wegfall persönlicher Gegenstände.
  • Die Methode kann unpersönlich wirken.

Insbesondere in kreativen Berufen ist es notwendig, Raum zu schaffen, um sich individuell entfalten zu können. Optimal ist daher eine Kombination aus kreativer Unordnung und vorgegebenen Standardprozessen.

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In 5 Schritten zur Clean Desk Methode 

Hinter der Clean-Desk-Methode verbirgt sich also eine strukturierte Vorgehensweise, um den Arbeitsplatz zu organisieren. Dabei solltest du wie folgt vorgehen:

1. Aussortieren

Sortiere alle Gegenstände aus, die du an deinem Arbeitsplatz nicht benötigst.

2. Anordnen

Ordne die Gegenstände, die du benötigst, strukturiert und sinnvoll an.

3. Arbeitsplatz säubern

Um für mehr Ordnung zu sorgen, solltest du deinen Arbeitsplatz stets sauber hinterlassen

4. Standardisieren

Setze neue Standards und ordne alle Gegenstände auf deinem Arbeitsplatz täglich gleich an. So schaffst du Gewohnheiten.

5. Alle Schritte erhalten und verbessern

Um neue Gewohnheiten zu etablieren und Standards zu verinnerlichen, solltest du diese Schritte einhalten. Eine stetige Optimierung ist eine große Hilfe, um das Clean Desk-Prinzip auf dem neuesten Stand zu halten.


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Fazit

Die Clean-Desk-Methode ist grundsätzlich ein sinnvolles Mittel, um

  • Datenschutzvorgaben einzuhalten,
  • Mitarbeitern Strukturen an die Hand zu geben
  • und um fokussierter zu arbeiten.
Jedoch sollte je nach Branche das Clean-Desk-Prinzip differenziert betrachtet werden. Einige Unternehmen sind auf geordnete Strukturen und Abläufe angewiesen. Kreativen Arbeitnehmern nimmt man dadurch den Raum zur freien Entfaltung – eine Notwendigkeit, um kreativ zu arbeiten.


Daher sollte eine Einführung der Clean-Desk-Methode mit den Mitarbeitern abgesprochen und unter Umständen individuell angepasst werden. Denn Potenzial ist durchaus da, jedoch sollte je nach Unternehmen entschieden werden, ob die Clean-Desk-Methode am Arbeitsplatz für einzelne Mitarbeiter hilfreich oder hinderlich ist.